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Benutzervorlagen

Innerhalb der Anwendung UniPlex können einem Anwender bestimmte Funktionen zur Verfügung gestellt oder verwehrt werden. Hierbei besteht je Funktion detailliert die Möglichkeit, die komplette Verfügbarkeit einzuschränken oder diese auf Teilfunktionen zu beschränken. Jede Vorlage kann durch mehrere Benutzerkonten genutzt werden. Eine Änderung an einer Vorlage hat somit direkte Auswirkungen auf alle beteiligten Benutzerkonten.

Die Benutzervorlagen unterteilten sich in mehrere Untergruppen und darin enthaltene Funktionen (Screenshot):

  • Funktionsrechte
  • Listen
  • Suche
  • Portale
  • Objektviewer
  • Anlage von Datensätzen
  • Bearbeiten von Datensätzen
  • Terminarten
  • Inbox-Liste
  • Liste für offene Dateibearbeitung
  • Templatebasierte Darstellung
  • Zusätzliche Optionen

Sollen bestimmte Funktionen nicht genutzt werden, sind diese zu deaktiveren. Beispielsweise werden häufig bestehende Kalender-Programme genutzt, so dass diese Funktion deaktiviert werden kann.

 

Funktionsrechte

Löschen von Datensätzen

Beim Löschen handelt es sich um das unwiderufliche Entfernen von Datensätzen aus dem Datenbestand. Dieses ist daher nur möglich, wenn der zu löschende Datensatz nicht mehr als Ziel eines Verweises ("Links") genutzt wird. Als Recht wird hier zwischen den Optionen "Generelle Löschberechtigung", "Löschberechtigung für eigene Datensätze" und "keine Löschberechtigung" unterschieden.

 

Archivieren von Datensätzen

Analog zum Löschen handelt es sich beim Archivieren von Datensätzen um ein eigentliches "Verstecken" von Datensätzen. Diese werden beim Suchen oder bei Selektionen nicht mehr mit einbezogen, die verknüpfte Struktur über Verweise bleibt allerdings erhalten, so dass auf die Datensätze zugegriffen werden kann; eine Bearbeitung ist nicht möglich. Genau wie beim Löschen wird hier zwischen den drei genannten Optionen unterschieden.

 

Selektionen

Bei Selektionen handelt es sich um gespeicherte Ergebnisse von zuvor angezeigten Datensätzen einer Liste. Diese können für die spätere Weiterbearbeitung gespeichert werden. Auch hier gilt, dass alle, eigene oder keine Selektionen erstellt/bearbeitet/geladen werden können.

 

Dokumentvorlagen

Innerhalb des UniPlex bsteht die Möglichkeit, auf Basis von Datensätzen Dokumente zu erstellen (z.B. Berichte oder Serienbriefe). Hierfür ist es notwendig, dass Dokumentvorlagen innerhalb der Datenbank abgelegt werden. Die Berechtigungen steuern analog zu den o.g. Funktionen die Zugriffsrechte für diese Funktion und die Dokumentvorlagen.

 

Terminübersicht öffnen

Die Terminübersicht besteht aus der Darstellung eines Kalenders und der der entsprechenden Funktionalität. Termine können also erfasst und bearbeitet werden.

 

Selektieren

Beim Selektieren handelt es sich um eine Funktion, die es ermöglicht, dass auf Basis von Listenkonfigurationen innerhalb der Datenbank selektiert wird. Jedes Feld der gewählten Liste kann dabei als Kriterium herangezogen werden. Hierbei können auch Felder aus Datensätzen direkter Verweise genutzt werden (Elternverweise sind derzeitig nicht möglich). Im Vergleich zu anderen Datenbanken wird hier zum Teil die Funktion der sog. "Joins" genutzt.

Ist diese Funktion aktiviert, erhält der Anwender den Zugriff über einen zusätzlichen Button in der Hauptsymbolleiste (oben links).

 

Mehrfachzuordnung

Hierbei handelt es sich um eine interaktive Funktion für Anwender, die innerhalb des UniPlex Datensätze bearbeiten. Die Mehrfachzuordnung erlaubt es, dass mehrere, ausgewählte Datensätzen einer Liste auf einen Datensatz verweisen, der sich in der anderen Bildschirmhälfte in der Anzeige befindet. Beispielsweise können so mehrere Artikel einem Projekt zugewiesen werden.

 

Listen

Bearbeitung von Listen

Listen bilden eine der Hauptfunktionen des UniPlex. Sie dienen einerseits zur einfachen Anzeige von Datensätzen, können aber andererseits umfangreiche Ausmaße annehmen, wenn beispielsweise rekursive Strukturen oder strukturierte Sublisten mit automatischen ad-hoc Berechnungen angezeigt werden. Listen bilden zudem die Grundlage für Pivot-Auswertungen und damit auch die Basis für die weiterführende Funktionalität Dashboard. Ergänzend dazu  können Listen mit selektierten Inhalten über die API für eigene Anwendungen oder Schnittstellen genutzt werden (siehe API Dataservice).

Die Berechtigung zur Bearbeitung und Änderung von Listen kann daher erhebliche unerwünschte Effekte nach sich ziehen, wenn Listen geändert werden, deren Nutzung für andere Funktionen sichergestellt werden muss. Um dieses zu vermeiden stehen vier Berechtigungsstufen zur Verfügung über die Anwender entsprechend administriert werden können.

 

Export und Import von Listendefinitionen

Die Definitionen (Konfiguration) von Listen kann für andere Datenbanken exportiert oder aus anderen Datenbanken importiert werden. Hierbei werden Listen mit gleichen Namen überschrieben und aktualisiert. Der Anwender hat daher an dieser Stelle genauso auf vorhandene Listen zu achten wie bei der manuellen Bearbeitung.

 

Drucken und Exportieren von Daten

Alle oder nur ausgewählte Inhalte einer Liste können in Form von csv- oder xml-Dateien exportiert werden. Da bei exportierten Daten keinerlei Kontrolle über  nachfolgende Dateiübergaben möglich ist (Kopien, Zugriffe u.ä.), können der Export und das Drucken entsprechend verhindert werden.

 

 

Hinweis: Bei den nachfolgenden Einstellungen Suche, Portale, Objektviewer, sowie dem Anlegen und Bearbeiten von Datensätzen sind Einschränkungen auf einzelne Konfigurationen möglich. Damit kann einer Benutzergruppe dediziert zugewiesen werden, welche Konfigurationen für eine bestimmte Funktion genutzt werden können.

 

 

Suche

Universalsuche

Über die beiden Suchmöglichkeiten Universalsuche und Wildcard-Universalsuche wird innerhalb aller Datenbank-Felder in allen Datensätzen der eingegebene Suchbegriff gesucht. Die Ausgabe erfolgt in Form einer Systemliste, die nach Datenbank-Feld und Datensatzart die entsprechenden Ergebnisse liefert. Die Universalsuche findet hierbei exakt den eingegebenen Begriff; die Wildcard-Universalsuche erlaubt die Verwendung von * (für beliebige Zeichen) und ? (für exakt ein Zeichen).

 

Suchkonfigurationen

Über Suchkonfigurationen ist es möglich, Anwendern vordefinierte Suchmöglichkeiten anzubieten, die eine Suche nur in ausgesuchten Feldern erlaubt. Hier können eine Vielzahl unterschiedliche Suchmöglichkeiten aktiviert werden, die je nach Anwendergruppe relevant sein können. Die eigentlichen Suchkonfigurationen werden im Administrationsbereich "Suchen" konfiguriert.

 

Portale, Objektviewer, Bearbeitungsrechte

Portale

Bei Portalen handelt es sich um vordefinierte Selektionen, die anhand von hinterlegten Suchkriterien ad-hoc Abfragen in der Datenbank ausführen. Zu jeder Konfiguration kann der Aufruf einer Liste oder Pivot-Darstellung zugeordnet werden, so dass der Anwender immer aktuelle Ergebnisse erhält, ohne manuell eine Suche ausführen zu müssen. Je nach Anwenderbereich können einzelne Portale oder Portal-Gruppen der Vorlage zugewiesen werden.

 

Objektviewer (Objektansicht)

Innerhalb von vernetzten Strukturen können Informationen über Verweisketten - ausgehend von einem Datensatz - sehr kompakt mit Hilfe mehrerer Listen und Formatierungen dargestellt werden. Ein solcher Objektviewer basiert auf einem bestimmten Datensatztyp und kann nur von diesem genutzt werden. Da hierbei unterschiedlichste Informationen verschiedenster Datensatztypen an einer Stelle dargestellt werden, ist ggf. eine Einschränkung auf bestimmte Objektviewer sinnvoll.

 

Anlegen und Bearbeiten von Datensätzen

Inwiefern Datensätze eines bestimmten Datensatztyps manuell angelegt und bearbeitet werden dürfen, ist über diese beiden Punkte zu regeln. Diese gehen einher mit den Feldrechten zum Sehen und Ändern der Feldinhalte (siehe Feldvorlagen).

 

Terminarten, Inbox, offene Dateibearbeitung

Diese drei Funktionen werden ausschließlich während der interaktiven Nutzung benötigt, wenn Termine und/oder Dateien innerhalb der Datenbank relevant sind. Hierbei handelt es sich um Hilfsfunktionen, um Dateien oder Termine innerhalb der Datenbank zu verwalten.

 

templatebasierte Darstellung und zusätzliche Optionen

Templates

Einzelne Datensätze speichern nur die Felder, zu denen ein Inhalt vorliegt. Leere Felder werden hingegen nicht gespeichert. Dementsprechend werden einem Anwender grundsätzlich auch nur gefüllte Felder eines Datensatzes angezeigt. Die Template-Darstellung erlaubt es, dass einem Anwender auch alle weiteren Felder angezeigt werden, die gefüllt werden können. Die Berechtigungen der Feldvorlage werden hierbei berücksichtigt.

 

zusätzliche Optionen

Für einen Login per Private-/Public-Key Verfahren und für die Dateiübertragung an die Datenbank kann der sog. "Wizard" verwendet werden. Hierfür wird in dem Benutzerkonto der öffentliche Teil (public-Teil) eines Schlüssels (dsa) hinterlegt und auf dem System des Anwenders der private Teil. Das hinterlegte Kennwort kann dann unüblich komplex gespeichert werden, da der Anwender mit dem Start des "Wizard" nur den Anmeldenamen eingeben muss ohne das Kennwort zu kennen. Die komplette Authentifizierung gegenüber der Anwendung übernimmt sodann der "Wizard".

 

automatisches Sitzungsende

Hierüber wird definiert, nach wieviel Minuten ein automatischer Logout stattfindet, wenn der Anwender keine Tätigkeit in der Anwendung durchführt.

 

 Hinweise zur Online-Hilfe
 

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(letzte Aktualisierung: 12.04.2017)

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