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Portale

In einer CortexDB stehen beliebige Informationen für verschiedene Arbeitsprozesse zur Verfügung. Für Selektionen und Auswertungen sind diese über unterschiedliche Methoden zugänglich. Eine dieser Möglichkeiten ist das sog. "Portal“. Damit werden Anwendern vordefinierte Selektionen zur Verfügung gestellt, die sich in Gruppen und Untergruppen untergliedern.

Screen.PortalDiese Funktion dient u.a. für regelmäßig wiederkehrende Selektionen, kann aber auch für die Abbildung von Arbeitsprozessen ("workflows") genutzt werden. Da sich Datensätze im Laufe der Zeit ändern und unterschiedliche Zustände annehmen können, durchlaufen diese auch in einem Portal die verschiedenen Selektionen. Beispielsweise werden so Aufgaben verwaltet und den verschiedenen Mitarbeitern zugeteilt.

Das hier abgebildete Beispiel zeigt die einfache Selektion für die Bearbeitung in einer Hotline. Aufgelaufene Meldungen werden entsprechend selektiert und mit einem Klick auf die Zeile in einer Liste dargestellt. Wird eine Meldung bearbeitet und erhält dadurch einen neuen Status, ändern sich die hier im Portal angezeigten Werte.

Anhand des Berechtigungssystems sind zudem nur die erlaubten Portale zugänglich. In der Praxis wirkt sich das beispielsweise in einer Vertriebs-Hierarchie aus: Dem Geschäftsführer sind alle Portale freigeschaltet, während die Vertriebsleiter die Auswertungen in ihrem Bereich sehen. Die einzelnen Vertriebsmitarbeiter sehen ihre Zahlen/Kunden, aber nicht die ihrer Kollegen.

 

Portalkonfiguration

Portale können Sie konfigurieren, indem Sie Selektionen vordefinieren und diesen eine Ausgabe-Liste zuordnen. Zu Beginn kann ein Portal mit einer "leeren Liste“ versehen werden. Beim ersten Aufruf kann dann eine Liste konfiguriert und später dem Portal zugewiesen werden.

Der Listeninhalt ist nicht nur auf Daten des selektierten Datensatzes beschränkt, sondern kann auch zugehörige Informationen aus anderen (sog. "verknüpfte“) Datensätzen integrieren. Wenn bereits Listen vorhanden sind, können Sie diese nutzen, verändern und unter einem neuen Namen speichern. Näheres ist im Dokument "Listen erstellen“ beschrieben.

Sie können beliebig viele Portale konfigurieren. Daher sollten Sie sinnvolle, beispielsweise an den betrieblichen Prozessen angepasste Aufteilungen und Namen der Portale anstreben.

 

Portalkonfiguration durchführen

Um Portale definieren zu können, benötigen Sie entsprechende Berechtigungen für die Systemeinstellungen oder das Plugin für die Portal-Konfiguration. Damit ist es Ihnen möglich unterschiedliche Portale zu konfigurieren und zu pflegen.

 

Portalgliederung

Screen.PortalKlein.farbigGrundsätzlich ist ein Portal in drei Ebenen gegliedert. Die nebenstehende Abbildung zeigt diese anhand der farbigen Markierungen. Auf der obersten Ebene steht das Portal, das mit einem Namen beschrieben wird (rot markiert), danach folgt eine Gruppe (grün), in der wiederum einzelne Zeilen hinzugefügt werden (blau).

 

Portal

Beim Neuanlegen eines Portals legen Sie zuerst einen Namen fest und definieren, ob das Portal nach einer bestimmten Zeit (Minuten) automatisch neu geladen werden soll. Mit der Festlegung  "0“ erfolgt keine automatische Aktualisierung. Mit "ok" wird die Eingabe bestätigt und Sie können Gruppen und Zeilen definieren.

 

Gruppe

Gruppen bilden eine Zusammenfassung zusammengehörender Zeilen des gleichen Themas. Diese Gruppen erhalten nur einen Namen, weitere Einstellungen sind nicht notwendig.

 

Zeile

Screen.Portal.Zeile.NewZu einer Gruppe können mehrere Selektionen gehören. Diese erhalten einen Namen, die Zuweisung einer Liste für die Ausgabe der Ergebnismenge, ggf. eine Beschreibung als Hilfe für die Anwender, eine Fenster-ID (Fenster mit gleicher ID ersetzen sich gegenseitig), ggf. eine weitere Liste für eine "Expansion" und möglicherweise ein Bezugsdatum, dass direkt nach dem Aufruf der Ausgabeliste gesetzt wird.

Im einfachsten Fall setzen Sie einen Namen und wählen eine Ausgabeliste (wenn vorhanden). Alle anderen Felder lassen Sie leer.

Fenster-ID:

Wenn Sie die Ergebnisse unterschiedlicher Portal(-Zeilen) parallel nutzen möchten, sind unterschiedliche Fenster-ID festzulegen. Grundsätzlich nutzen die Portalergebnisse immer den selben Platz (also den gleichen Tab) und ersetzen sich somit gegenseitig.

Expansionsliste:

Bestimmte Selektionen können ggf. den selben Datensatz mehrfach in der Ergebnisliste anzeigen. Um dieses zu vermeiden, kann eine Expansionsliste die Ergebnisse auf eindeutige Werte reduzieren. Beispielsweise könnten in einer Datenbank alle Kunden selektiert werden, die im letzten Jahr eine Rechnung erhalten haben. Da ein Kunde auch mehr als eine Rechnung erhalten haben kann, würde dieser mehrfach ausgegeben werden. Die Expansionsliste reduziert dann anhand der Datensatz-ID des Kunden die Ergebnisliste auf eindeutige Werte.

 

Beispiel

Screen.Portal.KonfigNewDas nebenstehende Beispiel zeigt die Konfiguration mit den grundlegenden Einstellungen. Als Portal-Name wurde "People" vergeben; danach folgt eine Gruppe für "Birthday" und innerhalb der Gruppe eine Zeile mit der Bezeichnung "today".

Bis zu dieser Stelle wurde nur der Grundaufbau festgelegt und keine Selektion konfiguriert. Dieses erfolgt mit Hilfe der Selektionsparameter.

 

Selektionsparameter

Innerhalb einer Zeile werden die Parameter für die Selektion festgelegt.

Hierbei können Sie auf jedes beliebige Feld innerhalb der Datenbank zugreifen und in Kombination mit anderen Feldern die Selektion durchführen lassen. Dafür stehen Ihnen drei grundsätzliche Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung:

 

  • Einfache Selektion (feste Werte oder variable Suche mit sog. "Jokerzeichen“)
  • Ausgewählte Begriffe (z.B. "Meier“, "Müller“, ...; ggf. mit sog. "Jokerzeichen“)
  • Auswahlbereiche mit von/bis-Angaben 

 

Feldauswahl

Nach Eintragen der Gruppenzeile ist eine Konfiguration notwendig. Darin wird das Datenfeld (die Datenfelder) ausgewählt, das die Grundlage für die Auswertung bildet. Jedes in der Datenbank vorhandene Feld kann hierfür herangezogen werden, also sowohl die von Ihnen definierten, als auch bestehende Systemfelder. Der Inhalt des Feldes kann dann mit vorgegebenen Werten verglichen werden, wobei die Gültigkeit des Feldinhalts festgestellt wird. Außerdem können Sie einen Link zu einem Feld vom Typ "Interne Referenz“ herstellen. Sie wählen die Felder aus und können dabei auch bestimmte Datensatztypen zur Begrenzung heranziehen.

 

Screen.Portal.SelectparamEinfache Selektion durch feste Werte oder variable Suche mit Jokerzeichen (Reiter "ab*“)

Nachdem Sie ein Feld ausgewählt haben, geben Sie ein Selektionskriterium ein. Beispielsweise den Wert "1“. Damit wird die Selektion auf alle Datensätze eingeschränkt, die in diesem Feld eine "1“ enthalten.

Hinweis: In der Feldauswahl steht auch die Möglichkeit zur Verfügung, Systemfelder zu nutzen. Beachten Sie an dieser Stelle, dass die Nutzung des Feldes "Datensatztyp" (Synonym: "#T") nur bei geringen Datenmengen geeignet ist, eine Selektion durchzuführen. Idealerweise sollten Sie auf die Nutzung dieses Feldes verzichten.

 

Mehrere ausgewählte Begriffe (Reiter "a, b, c“)

Der zweite Reiter erlaubt die Selektion von mehreren Werten. Es handelt sich daher um eine "oder"-Verknüpfung, bei der die Datensätze selektiert werden, die in dem ausgewählten Feld einen von den Werten beinhalten.

 

Auswahlbereiche mit von/bis-Angaben (Reiter "a … c“)

Über den dritten Reiter "a...c" ist die Selektion über von/bis-Bereiche möglich. Beispielsweise bei Datumswerten mit Start- und Ende-Datum.

Bachten Sie hier, dass Dezimalwerte (Fließkommazahlen) in Datenbanken gesondert behandelt werden. Diese können daher nur über von/bis-Bereiche und nicht über eine einfache Selektion gefunden werden.


Hinweis:

Bei der Selektion von Datumswerten können Sie variable Angaben nutzen, die ausgehend vom aktuellen oder angegebenen Datum gelten. Beispielsweise wäre so eine Selektion über "-2wa" für den Wochenanfang von vor zwei Wochen möglich. Die nachfolgende Aufstellung zeigt die zur Verfügung stehenden Variablen für Datumswerte:

j     Jahr
m     Monat
ma    Monatsanfang
me    Monatsende
w    Woche
wa    Wochenanfang
we    Wochenende
t    Tag
q     Quartal
qa    Quartalsanfang
qe    Quartalsende
ja    Jahresanfang
je    Jahresende

 

Vergleichsoperatoren

Sie können mehrere Felder mit ihren Wertebereichen kombinieren. Das erfolgt mit den Vergleichsoperatoren "&+", "&-", "OR". Mit "&+" hinzugefügte Werte werden kombiniert. Mit dem Operator "&-“ erfasste Kriterien werden ausgeschlossen. Beide Möglichkeiten können mit einer "OR“-Bedingung (also "oder“) durchgeführt werden.

Hinweis:

Beachten Sie, dass auch ein einziges Kriterium mit "&+" hinzugefügt werden muss und dass es nicht möglich ist, nur ein Ausschlusskriterium zu verwenden. Wollen Sie Datensätze ausschließen, muss min. ein &-Kriterium vorliegen.

 

Link-Verkettung

Eine Link-Verkettung muss dann gewählt werden, wenn über verknüpfte Datensätze Selektionskriterien in anderen Datensätzen vorhanden sind.

Beispiel: Es sollen alle Personen eines Postleitzahlengebietes selektiert werden, die in Unternehmen eines anderen, bestimmten Gebietes arbeiten.

Über die dann angezeigten Optionen wählen Sie dann das Verknüpfungsfeld und den Inhalt des "Zieldatensatzes“.

 

Benutzervariablen

Innerhalb von Portalselektionen ist es häufig notwendig und sinnvoll, bestimmte Felder eines Benutzers zu verwenden. Hierfür stehen drei Variablen bereit, die es ermöglichen, benutzerindividuelle Abfragen zu gestalten. Über die Link-Verkettung können somit genau die Datensätze selektiert werden, die einen Benutzer betreffen (in Abhängigkeit der eigenen Benutzerangaben):

#LOGINIID

#LOGIN

#BENUTZER

Dabei greifen die Variablen auf folgende System-Felder des Benutzerdatensatzes zurück:

#LOGINIID -> ist die IId des Benutzerdatensatzes

#LOGIN -> #Unam

#BENUTZER -> #UsrNam

Innerhalb der Benutzerverwaltung der Systemeinstellung können die Benutzerangaben entnommen werden (bis auf die #LOGINIID).

Screenshot.UniPlex.BenutzerVar (28.09.2017)

Hinweis: Der Benutzername kann beliebig und jederzeit angepasst werden. Basieren bspw. Portal-Konfigurationen auf dieser Variablen und werden diese in versch. Datensätzen hinterlegt (z.B. für eine Mitarbeiterverwaltung), ist darauf zu achten, diese entsprechend anzupassen.

 

 Hinweise zur Online-Hilfe
 

© 2017 Cortex AG
(letzte Aktualisierung: 12.04.2017)

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