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Kurzfristige Erfolgsrechnung

Die kurzfristige Erfolgsrechnung (KER) dient zur Erfolgsermittlung eines Unternehmens innerhalb kürzerer Zeitabstände (z.B. quartals- oder monatsweise; ggf. täglich oder wöchentlich). Der vorliegende Anwendungsfall erläutert den Einsatz der CortexDB und der darauf basierten Standardanwendung "UniPlex", um die KER anhand der konfigurierten Datenstruktur ad hoc und ohne vorberechnete Werte mit individuellen Filtermöglichkeiten darzustellen.

Basierend auf verdichteten SAP-Buchungsdaten nach bestimmten Merkmalen erfolgt der Datenimport in eine CortexDB. Hier werden diese Informationen als Basis für Berechnungen und Filtermöglichkeiten herangezogen (je Buchungskreis, Geschäftsbereich, Kostenstelle, Konto und Buchungsperiode und weitere, optionale Merkmale).

Die ad hoc Ergebnisse werden erst bei Aufruf und weiterer Nutzung der konfigurierten Ausgabeliste ermittelt und angezeigt. Es werden keinerlei Ergebnisse vorberechnet oder in der Datenbank gespeichert. Jede beliebige Filterkombination kann vom Anwender selbständig gesetzt werden, um sofort Ergebnisse zu erhalten. Diese können (mit entsprechendem Recht) als csv-Datei exportiert und/oder gedruckt werden (pdf-Datei).

Für die Berechnung wird eine konfigurierbare Datenstruktur genutzt, die durch den Fachbereich gepflegt wird. Damit ist eine flexible und schnelle (Um-)Konfiguration möglich und kann je nach Endkunde unterschiedlich ausfallen.

Ergänzend zu den konfigurierten Funktionen kann eine Nutzung der grundlegenden, ungefilterten Ausgabe für Softwareentwickler freigeschaltet werden, so dass über ein standardisiertes Format (sog. „json“) die Ausgabe in anderen Systemen weiterverarbeitet oder die Ergebnisse mit Hilfe anderer Werkzeuge dargestellt werden kann.

Die nachfolgende Beschreibung dieses Anwendungsfalles zeigt die Lösung einer Problemstellung aus dem Fachbereich „Finance Controlling“ anhand der Konfigurationsmöglichkeiten der CortexDB und der damit ausgelieferten Anwendung „UniPlex“.

Durch die neuartige Verwaltungsstruktur der Datensätze ist die flexible Anpassung und der Einsatz ähnlicher Modelle zur Erarbeitung weiterer Lösungen möglich.

 

Zielvorgabe

Innerhalb größerer Organisationen für den Fahrzeughandel und –Service besteht der Bedarf an der automatischen Aufbereitung einer KER-Darstellung mit interaktiven Filtermöglichkeiten, die zur ad hoc Berechnung von Ergebnissen führt. Diese Berechnungen basieren auf einer vorgegebenen Struktur der Buchungen, Konten, Kontengruppen und Einzel-Kennzahlen, die je Endkunde unterschiedlich ausfallen kann.

Des Weiteren sollte die Möglichkeit bestehen, verschiedene und fachbereichstaugliche Konfigurationen abzulegen. Daraus erfolgt dann die Aufbereitung der sog. KER-Liste, die in folgender Abbildung auszugsweise dargestellt wird. (Die hier abgebildete Darstellung zeigt nur den Vergleich zwischen der aktuell gewählten und der dazugehörenden Vorjahresperiode.)

 

KER-1-Liste-linkerTeil

 

Die Ergebnisse und prozentualen Anteile je Zeile unterliegen hierbei den vorgegebenen Berechnungsformeln und der konfigurierten Struktur. Die hier blau dargestellten Zeilen bestehen jeweils aus den danach folgenden, roten Zeilen und dem zuvor genannten (blauen) Ergebnis.

Wird die KER-Darstellung vollständig angezeigt, sind neben den Saldenwerten auch die kumulierten Werte (zur gewählten Periode mit entsprechendem Vorjahr), der abweichende IST-Wert zwischen den Perioden (als absolut und Prozent), sowie der Vergleich zu den vordefinierten Planwerten ersichtlich (definierter Planwert, Differenz und Planabweichung).

 

KER-2-Liste-rechterTeil

 

Die hier gezeigten Planwerte basieren auf der individuellen und interaktiven Pflege durch den Endkunden. Hierbei können die Planwerte periodisch oder pro Jahr gepflegt werden.

Die Berechnung aller einzelnen Werte erfolgt ad hoc bei Aufruf der KER-Darstellung. Die konfigurierte „Liste“ liest die zu Grunde liegenden Buchungsinformationen aus und bereitet die Darstellung entsprechend auf. Die Ergebnisse werden somit zeitnah dargestellt. Dadurch ergibt sich der Vorteil, dass nach dem Import auf eine Aufbereitung verzichtet werden kann.

Des Weiteren werden alle Ergebnisse erneut berechnet sobald der Anwender einen interaktiven Filter. Durch verschiedene Kriterien können so die Ergebnisse entsprechend ermittelt und verglichen werden.

 

interkative Filterkriterien

Die Filterkriterien ergeben sich aus den übergebenen Buchungsinformationen. Jedes beliebige Feld kann dafür herangezogen werden. Der Benutzer hat somit die Möglichkeit, interaktiv beliebige Kombinationen zu setzen und sich das Ergebnis anzeigen zu lassen.

KER-3-Listenfilter Die hier gezeigten Abbildungen basieren auf den Filter-Feldern „Buchungskreis“, „Kostenstelle“, „Geschäftsbereich“ und „Planwert-Version“. Je nach Wunsch des Kunden und den importierten Buchungsinformationen können auch weitere Felder für den Filter herangezogen werden. So sind beispielsweise auch „Marke“, „Absatzkanal“ und andere Felder möglich.

Durch die Anzahl der verschiedenen Inhalte je Filterfeld wird deutlich, dass eine Vorberechnung der Ergebnisse nicht sinnvoll ist, da für jede beliebige Filterkombination ein Ergebnis vorberechnet werden müsste. In der hier gezeigten Abbildung des Filters wären daher für 420 Kombinationen die Ergebnisse zu ermitteln, unter der Annahme, dass jeweils nur ein Kriterium je Feld gefiltert wird.

Die Praxis zeigt jedoch, dass durchaus mehrere Kriterien je Feld gesetzt werden (z.B. drei Kostenstellen zu zwei Geschäftsbereichen in einem Buchungskreis). Dadurch steigt die Komplexität der Berechnungsmöglichkeiten und somit auch der zu berechnenden Ergebnisse. Daher ist von vorberechneten Ergebnissen abzusehen.

Die individuellen Filtermöglichkeiten und ad hoc Berechnung der Ergebnisse ermöglichen dem Endanwender daher flexible ad hoc Auswertungen über die zu Grunde liegenden Buchungsinformationen.

Ergänzend dazu können diese als pdf- oder csv-Datei ausgegeben und weiterverarbeitet werden.

 

Bezugsdatum

KER-4-Bezugsdatum Ergänzend zu den interaktiven Filtern lässt sich für die Anzeige auch das sog. Bezugsdatum der zu Grunde liegenden Werte verändern. Dadurch können die Ergebnisse zu jedem beliebigen Zeitpunkt berechnet und ausgegeben werden.

Die laufende Beobachtung der Unternehmenswerte ist somit möglich.

KER-5-nachDateChange Wird das Bezugsdatum geändert, passt sich die Liste automatisch an, die Werte werden neu berechnet und dargestellt. Für den Anwender zeigt sich dieses insbesondere in der Ausgabe der Periodenbezeichnung.

Diese Funktion ist nur möglich, weil die Buchungsinformationen als sog. Verlaufsinformation abgespeichert werden (siehe Abschnitt „zu Grunde liegende Buchungsinformationen“).

 

Detail-Darstellung

Zusätzlich zu den bisher erläuterten Darstellungs- und Filtermöglichkeiten besteht die Möglichkeit zur Einblendung detaillierterer Informationen je Konto. Durch diese Betrachtung sind daher die Entwicklungen auch je Konto möglich.

KER-6-Detailinformationen

 

Die zu Grunde liegenden Buchungsinformationen

Die zuvor beschriebenen Ausgabe- und Filterfunktionen basieren auf dem Datenexport eines SAP-Systems, aus dem verdichtete Buchungsinformationen geliefert und in die CortexDB importiert werden.

Hierbei werden Standardfunktionen der CortexDB genutzt, um für die zuvor beschriebene Ausgabeliste die periodischen Werte aufzubereiten. Zum Einen ist es notwendig, die kumulierten Werte zu errechnen; des Weiteren die Einzelwerte in ein Feld zu übernehmen, dass den Werteverlauf (sog. Verlaufsinformation“) speichern kann.

Aus einem gelieferten Quell-Datensatz wird daher ein Zieldatensatz ermittelt und in die Datenbank importiert. Durch sog. Mapping-Informationen wird dieser (z.T. aus weiteren Datenquellen) ergänzt.

KER-7-QuellZeilDatensatz

Die abgebildeten, periodischen Werte werden als sog. „Verlaufsinformation“ innerhalb des Feldes „SAP Wert“ importiert. Daher steht in der einfachen Datensatzansicht grundsätzlich nur der aktuelle Wert zur Verfügung, solange bis die Verlaufsinformationen eingeblendet oder in einer Listendarstellung (z.B: „KER“) angezeigt werden.

KER-8-Verlaufsinfo

Der zuvor erläuterte Aufbau der KER-Darstellung greift auf die hier gezeigten Verlaufsinformationen zurück, um für die gewählte Periode die entsprechenden Ergebnisse berechnen zu können.

Neben des Detailierungsgrades der Berechnung wird somit auch der zeitliche Aspekt in die KER-Darstellung betrachtet und kann unter zu Hilfenahme der Filter entsprechend ausgegeben werden.

In dem hier gezeigten Beispiel werden die Informationen jeweils zum zweiten Tag eines Monats gespeichert. Dieses ermöglicht in der Anwendung einen flexibleren Umgang mit den eingelesenen Quelldaten (z.B. für den Jahresabschluss, um bestimmte Konten zu "nullen" oder die Pflege weiterer Perioden von 13 bis max. 31).

 

Ablaufbeschreibung zur Berechnung und Darstellung

Um anhand der Buchungsinformationen die Ergebnisse der KER-Liste berechnen zu können, wurde eine Struktur konfiguriert, die über Konten, Kontenrahmen, Kontengruppen und die Definition der Kennzahlen zu einem Ergebnis führen.

Hierbei ist zu beachten, dass die Berechnung auf Basis definierbarer Formeln durchgeführt wird. Je Kennzahl sind daher neben den Grundrechenarten (Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division) auch weitergehende, mathematische Verfahren für andere Anwendungsfälle möglich (bspw. Modulo, Prozentwertberechnung, Quoten, ...).

Für die Berechnung von Ergebnissen in einer Liste wird serverseitig die Sprache JavaScript eingesetzt. Im Gegensatz zu üblichen Anwendungen werden die Ergebnisse daher nicht innerhalb des Browsers vom Anwender, sondern auf der Server-Seite berechnet und erst danach an den Browser des Benutzers übertragen. Dieses ermöglicht die Ablage beliebiger Scripte in Form einer einfachen Standardsprache (JavaScript) und die weitergehende Nutzung über ergänzende Funktionen (beispielsweise über die HTTP-API für individuelle Anwendungen).

Jeder Datensatz in der o.g. Struktur besitzt daher nur grundlegende Informationen, wie einen Namen zur Beschreibung, ggf. eine Formel und den Verweis auf einen anderen Datensatz, um innerhalb der Struktur eingeordnet werden zu können. Weitergehende Informationen, wie Ergebnisse o.ä., sind nicht notwendig.

Anhand der grundlegenden Informationen innerhalb der Datensätze und auf Basis der Verweisstruktur erzeugen Listenfunktionen die Ausgabe für die KER-Darstellung. Ausgehend von einem Datensatz erfolgt die „Auflösung“ der Verweisstruktur und Einbindung ergänzender Datensätze für die Berechnung. Danach verarbeiten serverseitige Scripte (JavaScript) die Inhalte der Liste, um Berechnungen durchzuführen und die Ergebnisse zu ermitteln. Diese werden dann in weiteren Listenfeldern ausgegeben.

 

Datenmodell (Skizze)

Bei der hier abgebildeten Skizze des Datenmodells handelt es sich um den relevanten Auszug aus der Gesamtdatenbank für die Aufbereitung der KER-Liste. Diese grafische Darstellung zeigt anhand der Pfeile die Verweise und deren Richtungen zwischen den einzelnen Datensätzen. Die Listenfunktion nutzt diese Verweise zum Zusammentragen der Informationen und Aufbereitung der KER-Liste.

KER-9-SkizzeDatenmodell Ausgehend von dem Layout-Datensatz verfolgt die Liste den Verweis auf die beteiligten Ergebniszeilen und bindet diese ein.

Jede Ergebniszeile kann wiederum auf ein oder mehrere Zwischenzeilen verweisen, um Kontengruppen einzubinden.

Die Kontengruppen definieren eine Zusammenfassung mehrerer, gleichartiger Konten zu einem Oberbegriff. Da mehrere Kontengruppen definiert werden können, die wiederum mehrere Konten beinhalten, ist eine Relation notwendig, durch die eine Verbindung zu den Konten hergestellt wird.

Auf die jeweiligen Konten wird von den einzelnen Buchungsdatensätzen verwiesen. Diese werden aus einem SAP-System importiert und verweisen ihrerseits auch auf Kostenstellen und den Händler, von dem diese Buchungen stammen.

Einzelne Kostenstellen können auch wiederum zu Gruppen zusammengefasst werden.

Anhand der Verweise von den Buchungs-Datensätzen zu Konten, Kostenstellen und Händler werden mehrere Informationen zusätzlich in einzelne Buchungen übernommen, um diese als feste Werte für spätere Funktionen zu nutzen.

 

Datensatz-Beschreibung

Anhand des Datenmodells ist ersichtlich, dass mehrere Datensatz-Typen benötigt werden, um die Verweisstruktur abzubilden und die entsprechenden Informationen zu speichern.

 

Layout

Ein Layout-Datensatz definiert die grundsätzliche Zusammensetzung für die KER-Liste. Hier wird auf die einzelnen Ergebniszeilen verwiesen und zu jeder Zeile die Bezugsgröße für die prozentuale Berechnung festgelegt. Die Funktion „Wiederholfeldgruppe“ innerhalb eines Datensatzes ermöglicht die mehrfache Nutzung und Zusammenfassung von Feldern. In dem hier abgebildeten Fall wird daher jeder Verweis über mehrere Felder „beschrieben“ und tabellarisch dargestellt.

KER-10-LayoutDatensatz

 

Ergebniszeilen

Für jede Ergebniszeile werden die beteiligten Zwischenzeilen festgelegt und deren Verrechnung in einer Formel definiert. Auch hier ist die prozentuale Bezugsgröße zu definieren.

KER-11-Ergebnisdatensatz

 

Zwischenzeilen

Bei Zwischenzeilen handelt es sich um die Zusammenfassung von Kontengruppen, die zur besseren Visualisierung eine benutzerfreundliche Benennung erhalten. Ergänzend dazu können auch hier die Kontengruppen anhand einer Formel beliebig verrechnet werden.

KER-12-Zwischenzeile

 

Kontengruppen

Kontengruppen sind einfache Datensätze, die nur den Namen der Gruppe beinhalten. Da ausschließlich auf diese Datensätze verwiesen wird, besitzen diese keinerlei Verweise auf andere Datensätze.

KER-13-KontengruppeDatensatz

 

Relationen zwischen Kontengruppen und Konten

Erst die Relationen zwischen den Kontengruppen und Konten definieren, welche Konten zu welcher Gruppe zugeordnet werden. Dadurch werden sog. „n-zu-m“-Verbindungen abgebildet, die es ermöglichen, dass Konten mehrfach zu verschiedenen Gruppen zugeordnet werden können.

KER-14-RelationDatensatz

 

Konten

Die Datensätze der Konten wurden aus einem definierten Kontenplan (unternehmensabhängig) importiert. Hier wird zu jeder Kontonummer der Name erfasst und festgelegt, ob es sich um ein Bilanz- oder Gewinn- und Verlustkonto handelt. Diese Festlegungen werden u.a. für die regelmäßige Verarbeitung der Buchungsinformationen herangezogen, da bestimmte Kontenwerte bei einem Jahreswechsel einer separaten Behandlung unterliegen.

KER-15-KontenDatensatz

 

Buchungsinformationen

KER-16-ExsuDatensatzWie im Abschnitt „zu Grunde liegende Buchungsinformation“ erläutert, handelt es sich bei diesen Datensätzen um importierte Datensätze aus einem SAP-System. Diese werden mit Hilfe der Verweisstruktur um ergänzende Informationen angereichert und als Grundlage für die Berechnung und Filtermöglichkeiten herangezogen.

Hierbei ist zu beachten, dass verschiedene Informationen als sog. Verlaufswerte gespeichert werden. Damit stehen beispielsweise in dem Feld „SAP Wert“ alle bisherigen Werte zur Verfügung und können für die Ausgabe und Berechnung herangezogen werden.

Zu jedem Feld kann dazu festgelegt werden, ob ein Anwender dieses sehen und/oder bearbeiten darf. Das Rollen- und Berechtigungssystem erlaubt somit die exakte Rechtevergabe bis zum einzelnen Feld. Systemrelevante Felder sind für den Endanwender daher nicht sichtbar (z.B. Referenzfelder).

 

Weitere Nutzung in grafischen Darstellungen

Die zuvor erläuterte Struktur ermöglicht ferner die ad hoc Berechnung und Darstellung einzelner Kennzahlen in Form grafischer Darstellungen. In einem sog. Dashboard/Cockpit können wie bei der Listenform beliebige Filter und ein Bezugsdatum gesetzt werden, um die Visualisierung einzugrenzen und die Kennzahlen für diesen eingegrenzten Bereich berechnen zu lassen.

Weiterhin sind unterschiedliche Darstellungsformen möglich. Die hier gezeigte Abbildung kann um Linien-, Kreis- Ring- und Tacho-Diagramme erweitert werden; für die Balkendiagramme besteht zudem die Möglichkeit der gestapelten Balken.

KER-17-DashboardScreen

Die Konfiguration der Darstellung wird hierfür mit Hilfe eines integrierten Werkzeuges durchgeführt. Die einfache Anwendung erlaubt Fachbereichen die selbständige Nutzung und Einrichtung.

 

Ausblick und weitere Anwendungen

Die in diesem Dokument erläuterte Lösung wurde mit Standardfunktionen der Datenbanklösung CortexDB und der darauf basierenden Anwendung „UniPlex“ umgesetzt. Die genutzten Funktionen stehen daher für ähnliche und/oder andere Problemstellungen zur Verfügung und können sofort angewendet werden.

Für die zukünftige Anwendung im Fachbereich, sowie für die etwaige Anbindung anderer Systeme stehen ergänzende Möglichkeiten zur Verfügung.

 

HTTP-API

Bei der HTTP-API handelt es sich um eine Schnittstelle für Entwickler, über die ein standardisiertes Austauschformat („json“) übermittelt wird. Anhand des Rechte- und Rollensystems wird der übergebene Datenumfang eingeschränkt und kann in weiteren Systemen verarbeitet werden. Dementsprechend ist eine Nutzung für individuelle Erweiterungen („Plugins“) oder die Anzeige der errechneten Werte in anderen Systemen möglich.

 

Erweiterung der grafischen Ausgabe

Die grafische Ausgabe innerhalb des Dashboards/Cockpits erlaubt zum aktuellen Versionsstand die Nutzung der häufigsten Darstellungsformen. Geplant ist eine Erweiterung der Funktion um ergänzende Grafiken und weiterer Konfigurationsoptionen.

Bereits mit dieser Version ist es möglich, das genutzte Datenformat über die HTTP-API auszugeben, so dass externe Softwareentwickler mit Hilfe grafischer Bibliotheken eigene Dashboard-Lösungen erstellen können (z.B. mit der Bibliothek D3.js).

 

Nutzung für weitere Anwendungen

Die hier gezeigte Lösung basiert auf einer einfachen, hierarchischen Datenstruktur, um von Buchungen auf berechnete Werte zu gelangen. Die erläuterten Funktionen der Liste, Datensätze und Verweise erlauben die Speicherung und Auswertung komplexerer Verweisstrukturen, um beispielsweise Rekursionen abzubilden. Dadurch ist eine Anwendung im Produkt-Daten und –Lifecycle-Management genauso möglich, wie die Auswertung und Validierung von Beteiligungen einzelner Teile innerhalb eines Gesamtkonstruktes.

 

 Hinweise zur Online-Hilfe
 

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(letzte Aktualisierung: 12.04.2017)

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